Startsiden for en arkivplan ser slik ut:

I dette bildet, vil ”Demo” bli erstattet med kommunens eller virksomhetens navn. ”Demo” er brukt som eksempel på en arkivplan for en fiktiv kommune/virksomhet.

Arkivplan.no har en innebygget søkefunksjon for aktive arkivplaner (publiserte og gjerne vedtatte planer). Klikk på fanen REFERANSER på hovedsiden. For å finne en aktiv/publisert plan klikker man på en av gruppene, f. eks IKA Rogaland og velger en kommune som er oppført med blå skrift.

Når man er kommet inn i en aktiv plan finner man Søkefeltet øverst i skjermbildet. Se rød pil nedenfor:

Etter å ha gjort et initielt søk gis det mulighet for å avgrense søket til et bestemt fylke/gruppering og kommune/foretak og i noen tilfeller gis det også mulighet for å avgrense hvilket felt man vil søke i. Merk at dersom du er innlogget vil resultatsiden se noe annerledes ut, og du må manuelt velge "Avansert søk" nesten nederst på sida for å få feltene for begrensning på fylke/gruppering og kommune/foretak.

Før du kan starte arbeidet med å lage en arkivplan må følgende være gjort:

1. Det må være opprettet et dokument for den arkivinstitusjonen som kommunen eller virksomheten tilhører. Dette gjøres av Arkivplan.no as, ved kontraktsinngåelse for bruk av Arkivplan.no.
2. Det må være opprettet et kommunedokument for den kommunen som arkivplanen gjelder for. Å opprette et kommunedokument er en oppgave som utføres kun en gang, av den arkivinstitusjonen som kommunen eller virksomheten tilhører.
3. Det må være opprettet en arkivplan.

Det er kun punkt 3 som blir utført av den som lager en arkivplan.

For å kunne opprette en arkivplan må du være pålogget med brukernavn og passord (se kap. 1.4).
Dersom du ønsker å bygge opp en plan fra bunnen av kan dette gjøres enkelt vha handlekurvfunksjonen (se kap. 3.7 Handlekurv). Denne lar deg enkelt hente innhold fra eksisterende planer (både egne og andres) som du så kan justere og tilpasse til din egen plan. I slike tilfeller anbefales malen "Helt tom mal (Kun forside)" som utgangspunkt.

På hovedsiden for din organisasjon kan du gjøre noen enkle innstillinger for din plan.

Avkryssingen Vis publiseringsdato for anonyme brukere styrer hvorvidt anonyme (ikke innloggede) brukere vil se når en side var sist oppdatert. Hvis dette krysset er på vil hver side inneholde dato for siste oppdatering øverst på siden. Denne innstillingen er global, og gjelder for alle planer og periodiseringer. Merk at visningscache må oppdateres før endringen blir synlig. Dette gjøres automatisk, men ikke nødvendigvis umiddelbart.
Innloggede brukere vil ha visning av plan, dagens dato samt publiseringsdato øverst på hver side.

Feltet for Tilgjengelighetserklæring lar deg legge inn URL for tilgjengelighetserklæring for din arkivplan. Hvis det legges inn en verdi i feiltet vil det dukke opp en link til adressen som legges inn nede til venstre i footeren på planen. Lenken vil ligge på alle undersidene til din organisasjon. Dersom feltet er blankt vil denne lenken ikke vises.

Du trenger bare å legge inn adressen til erklæringen; du skal ikke legge inn html-kode for lenke e.l. Dette legges på automatisk.