Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til leder for Dokumentsenteret. Leiande arkivar har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Leiande arkivar rapporterer til nærmaste leiar.

For einingar som fungerer som eigne arkivskaparar har einingsleiar fått delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet. Det daglege arbeidet kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

 

Leiande arkivar sine oppgåver

Leiande arkivar er fagperson for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Leiande arkivar har rett og plikt til:

1. Å rapportere til einingsleiar om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet

2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.

3. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen

4. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra

5. Å kvalitetssikre offentleg innsyn i dokument

6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen

7. Å bli tatt med råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem.

8. Å ta ansvar for gjennomføring av kassasjon og periodisering

9. Vera kontaktperson for interkommunalt arkiv i Hordaland

Leiande arkivar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv

2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse

3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring

 

Arkivtenesta sine oppgåver 

Arkivforskrifta § 2-1 seier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagt den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker.

Arkivtenesta i Os kommune er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personalet som arbeider med dokumentasjon er knytt til arkivtenesta. Leiande arkivar er fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar. Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnader utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll).

2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).

3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at det kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.

4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

 

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å opprette eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

 

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

  1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
  2. Rydde, ordne og katalogisere avlevert materiale, i hht avtale 12.11.2018
  3. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
  4. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
  5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk i samsvar med særskilt avtale
  6. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
  7. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
  8. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
     
Laster...