Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Os kommune er eit organ etter arkivforskrifta.

Os kommune har eit felles sentralarkiv for alle administrative einingar som er knytt til kommunens sak-/arkivsystem, Websak. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av visse personsensitive saker som skal førast i eigne fagsystem. Sak-/arkivsystemet har ein felles database for journalføring og eit felles elektronisk arkiv for innkomne dokument som blir skanna og dei dokumenta som blir produserte internt.

Frå 06.04.2010 vert det innført helelektronisk arkiv.

Administrative einingar som ikkje er knytt til sak-/arkivsytemet skal føre eigen postjournal og ha eigne arkiv. Einingsleiar er ansvarleg for at arkivering skjer i hht regelverk.

Ved avlevering vil leiar ved Dokumentsenteret koordinere arbeidet og stå for rettleing mtp rydding, (pakking og merking,) og deretter organiseringa av listeføring og avlevering til depot, også elektroniske databaser.

Avdelingar som behandlar sensitive personopplysningar skal registrere desse opplysningane i samsvar med føresegnene i personopplysningslova. Dette kan skje i sak-/arkivsystemet når ei risikovurdering tilseier dette og systemet har forskriftsmessige sikringstiltak, eller i eigne fagsystem. Desse fagsystema, med  tillhøyrande manuelle klientarkiv, er ein del av fellesarkivet

   

Følgjande behandlar personopplysningar i eigne fagsystem:

 

System

Full-elektronisk fra dato

Merknad

Skular  

Websak, se ellers systemoversikt

01.08.2013.

Gjeld elevmapper. (Med unntak fra   Os Barneskule som har elevmapper fra 01.08.2010.) 

PPT

VismaPPT

20.02.2018

Avleverer på papir fram til denne   dato

Førebyggjande   helse

Visma HSPro

15.01.2018

Avleverer på papir fram til denne   dato

Barnehagar

 

-

Avleverer i si heilheit på papir   31.12.2019

Barnevern

Visma Familia

10.10.2013

Avleverer på papir fram til denne   dato

Pleie og   omsorg

Visma Profil

24.08.2011

Avleverer på papir fram til denne   dato

Helsetenester

Visma Profil

24.08.2011

Avleverer på papir fram til denne   dato

Tenester   for utviklingshemma

Visma Profil

24.08.2011

Avleverer på papir fram til denne   dato

Os legevakt

Infodoc

 

Avleverer i si heilheit på papir   31.12.2019

Bestillar-   og forvaltarkontoret

Visma Profil

24.08.2011

Avleverer på papir fram til denne   dato

NAV Os Sosiale   tenester

Socio

2015

Avleverer på papir fram til denne   dato

NAV Os Vaksenopplæringa

Visma Voksenopplæring

14.04.2016

Avleverer på papir fram til denne   dato

NAV Os Flykninttenesta

Visma Flyktning

14.04.2016

Avleverer på papir fram til denne   dato

Varafjell   avlastning

Visma Profil

24.08.2011

Avleverer på papir fram til denne   dato

Personalavdelinga

Visma HRM

-

Bevaringsverdige dokument   overføres til Websak, alt anna kasseres i hht BK-plan

Økonomiavdelinga

Visma Økonomi

-

Bevaringsverdige dokument   overføres til Websak, alt anna kasseres i hht BK-plan

Kommunetorget

 

-

Bevaringsverdige dokument   overføres til Websak, alt anna kasseres i hht BK-plan

Politisk   sekretariat

Acos Møte

06.04.2010

Integrert i Websak. Avleverer på   papir fram til denne dato med unntak for Møtebøker som er fysisk innbundne.

Laster...