Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Os kommune er eit organ etter arkivforskrifta. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2.

Arkiv og journaleiningar

Os kommune har eit felles sentralarkiv for alle administrative einingar som er knytt til kommunens sak-/arkivsystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av visse personsensitive saker som skal førast i lukka fagsystem. Sak-/arkivsystemet har ein felles database for journalføring og eit felles elektronisk arkiv for innkomne dokument som blir skanna og dei dokumenta som blir produserte internt.

Frå 01.01.2012 vert det innført helelektronisk arkiv.

   

I Os kommune har ein desse tenesteeiningane:

 

Kommunetorget

Bestillar- og forvaltarkontoret

Kundeombod

Medisinskfagleg rådgjevar

Kuhnletunet 

Bolig Moberg/Idrettsvegen

Venstre Lurane/Haugsheim

Pleie og omsorgstenesta

Kommunalteknikk

Arealbruk

Os brann- og redningsvesen

Kulturavdeling

Hegglandsdalen skule

Kuventræ skule

Nore Neset skule

Os barneskule

Os ungdomsskule

Søfteland barneskule

Søre Neset skule

Søre Øyane skule 

Halhjem barnetun 

Lysekloster barnetun 

Nore Øyane barnetun

Flåten barnehage

Nore Neset barnehage

Os barnehage

Søfteland barnehage

Tenester for barn og unge - førebygjande helsetenester

Psykiske og sosiale tenester 

Rehabiliteringstenesta 

Økonomiavdelinga

IKT - avdeling

Dokumentsenter

Os vaksenopplæring

 
 

Administrative einingar som ikkje er knytt til sak-/arkivsytemet skal føre eigen (manuell) postjournal og ha eigne arkiv. Dersom ein fører postjournal i eit edb-basert tekstbehandlingssystem, er dette å rekne som ein manuell journal som skal bevarast på papir.

 

Følgjande tenesteeiningar skal føra eigen postjournal og ha eigne arkiv:

Rehabiliteringstenesta

Bolig Moberg/Idrettsvegen

Vestre Lurane/Haugsheim

Hegglandsdalen skule 

Kuventræ skule

Nore Neset skule

Os ungdomsskule

Søfteland skule

Søre Neset skule

Søre Øyane skule

Halhjem barnetun 

 
     

Følgjande einingar knytta til sak-/arkivsystemet og definert som eigne arkivskaparar:

Os skule

Pleie- og omsorgstenesta

Kuhnletunet

 

Avdelingar som behandlar sensitive personopplysningar skal registrere desse opplysningane i samsvar med føresegnene i personopplysningslova. Dette kan skje i sak-/arkivsystemet når ei risikovurdering tilseier dette og systemet har forskriftsmessige sikringstiltak, eller i eigne fagsystem. Desse fagsystema, med tilhøyrande manuelle klientarkiv, er ein del av fellesarkivet.

   

Følgjande einingar behandlar personopplysningar i eigne fagsystem:

Tenester for barn og unge

Psykiatriske og sosiale tenester

Pleie- og omsorgstenesta

Rehabiliteringstenesta

Kuhnletunet

Bolig Moberg/Idrettsvegen

Vestre Lurane/Haugsheim

Bestillar- og forvaltningskontoret

Laster...