Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Os kommune er eit organ etter arkivforskrifta. Som offentleg organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jf. arkivlova § 2.

Arkiv og journaleiningar

Os kommune har eit felles sentralarkiv for alle administrative einingar som er knytt til kommunens sak-/arkivsystem. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av visse personsensitive saker som skal førast i lukka fagsystem. Sak-/arkivsystemet har ein felles database for journalføring og eit felles elektronisk arkiv for innkomne dokument som blir skanna og dei dokumenta som blir produserte internt.

Frå 01.01.2012 vert det innført helelektronisk arkiv.

Administrative einingar som ikkje er knytt til sak-/arkivsytemet skal føre eigen (manuell) postjournal og ha eigne arkiv. Dersom ein fører postjournal i eit edb-basert tekstbehandlingssystem, er dette å rekne som ein manuell journal som skal bevarast på papir.

Avdelingar som behandlar sensitive personopplysningar skal registrere desse opplysningane i samsvar med føresegnene i personopplysningslova. Dette kan skje i sak-/arkivsystemet når ei risikovurdering tilseier dette og systemet har forskriftsmessige sikringstiltak, eller i eigne fagsystem. Desse fagsystema, med tilhøyrande manuelle klientarkiv, er ein del av fellesarkivet.

     

Følgjande behandlar personopplysningar i eigne fagsystem:

Skular

PPT

Førebyggjande helse

Barnehagar

Barnevern

Pleie og omsorg

Helsetenester

Tenester for utviklingshemma

Os legevakt

Bestillar- og forvaltarkontoret

NAV Os sosiale tenester, Flykninttenesta

Varafjell avlastning

Personalavdelinga

Økonomiavdelinga

Kommunetorget

Politisk sekretariat

Laster...